リモートワーク成功の秘訣

リモートワーク時代のオンライン会議疲れを乗り越える実践的アプローチ

リモートワークが広く普及する中で、多くのビジネスパーソンがオンライン会議の増加に伴う疲労感、いわゆる「Zoom fatigue」を感じています。対面での会議とは異なる特性を持つオンライン会議は、私たちの集中力やエネルギーを予想以上に消耗させることがあります。本記事では、このオンライン会議疲れの主な原因を掘り下げ、それを軽減しつつ会議の効果を高めるための実践的なアプローチを解説します。

オンライン会議疲れ（Zoom fatigue）の主な原因

オンライン会議疲れは、単に画面を見続けることによる目の疲れだけではありません。複数の要因が複合的に影響しています。主な原因として、以下の点が挙げられます。

1. 非言語情報の過負荷と不足: 対面では自然に処理できる表情やジェスチャー、周囲の雰囲気といった非言語情報が、オンラインでは限られた画面越しに送られてきます。これを意識的に読み取ろうとすること、また自身の非言語情報が伝わりにくいことへの意識が、脳に過剰な負荷をかけます。同時に、周囲の微妙な雰囲気の変化などを感じ取りにくいことも、不確実性によるストレスにつながることがあります。

2. 自己注視の増加: 多くのオンライン会議ツールでは、自分の姿が画面に映し出されます。これにより、常に自分自身の表情や映り方を気にしてしまう「自己注視」の状態が続きやすくなります。まるで終日鏡を見ているような状況は、精神的な負担となります。

3. 画面に「拘束」される感覚: オンライン会議中は、基本的に画面の中央に視線を固定し、カメラから外れないように姿勢を保つ必要があります。対面会議のように気軽に体を動かしたり、視線を移動させたりすることが難しく、この身体的な制約や緊張感が疲労につながります。

4. 過剰な画面共有とマルチタスク: 資料の画面共有が頻繁に行われたり、チャットツールでのやり取りと並行して会議に参加したりと、複数の情報を同時に処理することが求められがちです。これは認知負荷を高め、疲労を蓄積させます。

5. 休憩や移行時間の不足: オンライン会議は、物理的な移動がないため、会議と会議の間隔が短くなりがちです。直前の会議の集中状態から次の会議へ間髪入れず移行することは、脳のリフレッシュや気持ちの切り替えの時間を奪い、疲労感を増幅させます。

オンライン会議疲れを軽減するための実践策

オンライン会議疲れは避けられないものと諦めるのではなく、具体的な対策を講じることで軽減できます。参加者側と主催者側の双方からアプローチすることが重要です。

参加者としてできること

• 適度な休憩を意識的に取る: 長時間連続で会議に参加する場合は、間に数分でも良いので意識的に画面から離れる時間を作りましょう。伸びをしたり、軽く歩き回ったりするだけでもリフレッシュ効果があります。
• カメラオフ機能を活用する: 会議の内容やチームの文化にもよりますが、必ずしも終始カメラをオンにする必要がない場面もあります。適宜カメラをオフにすることで、自己注視の負担を減らし、リラックスして会議に臨むことができます。ただし、これはチーム内の合意や文化に配慮して行う必要があります。
• 画面の表示設定を調整する: 自分の映像を非表示にする設定があれば活用したり、ギャラリービューではなくスピーカービューに切り替えたりするなど、画面上の情報量を調整することも有効です。
• 不要な会議への参加を見直す: 全ての会議に必ずしも参加する必要があるか検討し、情報のキャッチアップが目的であれば議事録や録画の共有に留めるなど、参加要否を適切に判断することも重要です。
• 作業環境を整える: 適切な照明や、体に合った椅子を使うなど、物理的な環境を整えることも、長時間の画面利用による身体的な疲労を軽減する上で役立ちます。

主催者としてできること

• 会議の目的とゴールを明確にする: なぜその会議が必要なのか、会議によって何を決定・合意したいのかを明確にし、アジェンダとして事前に共有します。目的が曖昧な会議は、参加者の集中力を削ぎ、疲労を招きます。
• 会議時間を短縮する: 「デフォルト30分」など、会議時間を短めに設定することを推奨します。どうしても長時間必要な場合は、必ず休憩時間を設けることを明記・徹底します。例えば、50分会議＋10分休憩のように設計します。
• 参加者を厳選する: 会議の目的に照らして、本当に参加が必要なメンバーのみを招待します。情報共有が必要なメンバーには、事後の議事録や資料共有で対応します。
• 事前準備と資料共有を徹底する: 会議中に資料を細かく説明するのではなく、事前に資料を共有し、参加者には目を通しておくことを依頼します。会議時間は質疑応答や議論に集中できるようにします。
• インタラクティブな進行を心がける: 一方的な説明に終始するのではなく、参加者に発言を促したり、チャット機能やアンケート機能を活用したりするなど、全員が当事者意識を持って参加できるような工夫を取り入れます。
• 非同期コミュニケーションを効果的に活用する: 全員が集まる必要のない情報共有や単純な確認などは、チャットツールやプロジェクト管理ツールなど、非同期コミュニケーションに適したツールを活用します。

会議疲れ対策と生産性向上

オンライン会議疲れへの対策は、単に個人の疲労軽減に留まらず、チーム全体の生産性向上にもつながります。参加者一人ひとりが心身ともに健全な状態で会議に臨むことができれば、より建設的な議論が生まれ、意思決定の質も向上します。

リモートワーク環境における会議は、重要なコミュニケーション手段であることに変わりありません。しかし、その特性を理解し、適切な対策を講じることで、会議疲れを最小限に抑えつつ、その効果を最大限に引き出すことが可能です。本記事でご紹介した実践策を参考に、より快適で生産的なオンライン会議の実現を目指してください。